为了进一步规范公司内部管理流程，提升工作效率和信息透明度，特制定本《公司合同编号规则制度》。该制度旨在通过统一的合同编号规则，确保合同资料的有序归档与高效查询，同时避免因编号混乱而引发的工作失误。

一、适用范围

本制度适用于公司所有部门在签订、执行及存档合同时所涉及的编号管理工作。无论合同类型为何种（如采购合同、销售合同、服务合同等），均需严格遵守本规则进行编号处理。

二、基本原则

1. 唯一性：每个合同必须拥有唯一的编号，不得重复。

2. 可追溯性：编号应包含足够的信息，便于追溯合同的来源、签署日期及具体内容。

3. 简洁性：编号设计应尽量简短明了，方便日常操作使用。

4. 标准化：遵循公司既定标准，保持一致性。

三、具体编号规则

1. 前缀标识

- 所有合同编号前加公司简称作为前缀，例如：“ABC”代表“某某科技有限公司”。

2. 类别代码

- 根据合同性质设置类别代码：

- 采购类合同：P

- 销售类合同：S

- 技术服务类合同：T

- 其他类合同：O

3. 年份

- 使用四位数表示合同签署年份，如“2023”。

4. 流水号

- 按年度顺序分配流水号，从“0001”开始递增，直至当年最后一份合同结束。

示例

假设某份合同属于采购类，在2023年签订，则其完整编号为：

ABCP20230001

四、实施步骤

1. 合同起草阶段，由相关部门负责人填写基本信息并提交至财务部或档案管理部门。

2. 财务部或档案管理部门负责生成唯一编号，并将编号反馈给合同签署方。

3. 签署完成后，合同原件及电子版均需标注此编号，并按照编号分类归档保存。

五、监督管理

为确保编号规则的有效执行，公司将成立专门的监督小组，定期检查各部门合同编号情况。对于违反规定的行为，将视情节轻重给予相应处罚。

六、附则

本制度自发布之日起正式施行，解释权归公司董事会所有。如遇特殊情况需要调整规则时，须经董事会批准后方可执行。

通过以上制度的实施，我们期望能够有效提高合同管理效率，减少人为错误，为公司的长远发展奠定坚实基础。希望全体员工积极配合，共同维护良好的工作秩序。

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