在日常工作中，我们常常需要对大量数据进行分析和整理。Excel作为一款强大的办公软件，提供了丰富的功能来帮助我们完成这些任务。本文将详细介绍如何利用Excel设置显示次数并进行排序，从而高效地统计数据。

首先，假设你有一份包含多种产品的销售记录表，每行代表一笔交易，其中一列记录了具体的产品名称。现在，你需要统计每个产品的出现次数，并按照出现次数从多到少排列。

第一步：使用COUNTIF函数统计显示次数

1. 插入辅助列

在表格旁边新建一个空白列（例如D列），用于存放每个产品出现的次数。

2. 输入公式

在D2单元格中输入以下公式：

```

=COUNTIF(B:B, B2)

```

其中B列为存储产品名称的列，B2是当前行的产品名称。这个公式的作用是统计B列中与B2相同值的个数。

3. 拖动填充公式

将D2单元格中的公式向下拖动，填充到所有数据行，这样就能得到每个产品对应的出现次数。

第二步：按显示次数排序

1. 选择数据范围

选中包含产品名称及其对应次数的两列（如B列和D列）。

2. 打开排序对话框

点击顶部菜单栏中的“数据”选项卡，在“排序和筛选”组里选择“排序”。

3. 设置排序规则

在弹出的排序窗口中，设置主要关键字为“D列”（即显示次数列），选择降序排列；如果需要，还可以添加次要关键字为“B列”，确保相同次数的产品按字母顺序排列。

4. 应用排序

点击确定后，你的数据就会按照产品出现次数由高到低重新排列。

小贴士

- 如果你还想进一步美化表格，可以为辅助列添加标题，并调整字体格式以提高可读性。

- 对于更复杂的需求，比如需要同时考虑多个条件下的排序，可以使用高级筛选或自定义排序功能。

通过上述步骤，你可以轻松地在Excel中实现数据的统计与排序。这种方法不仅操作简单，而且非常适合处理大规模的数据集。希望本文能为你带来实际的帮助！