【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案管理，提升信息利用效率，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门在日常工作中形成的各类文件、资料及电子文档的归档、保管、调阅与销毁等管理工作。
一、适用范围
本制度适用于公司各部门在业务活动中产生的以下文件资料：
| 类别 | 内容举例 |
| 公文类 | 通知、请示、报告、函件、会议纪要等 |
| 业务类 | 合同、协议、项目方案、技术文档等 |
| 行政类 | 人事档案、员工资料、规章制度等 |
| 财务类 | 发票、凭证、报表、预算等 |
| 电子类 | 电子邮件、电子表格、图片、音视频等 |
二、管理职责
1. 综合管理部：负责全公司文件档案的统一管理与监督。
2. 各部门负责人：负责本部门文件资料的整理、归档与安全保管。
3. 档案管理员：具体执行文件的接收、分类、编号、存储、调阅及销毁等工作。
三、文件归档要求
| 项目 | 要求 |
| 归档时间 | 文件形成后应及时归档，一般不超过15个工作日 |
| 分类标准 | 按照“类别+年份+序号”进行编号，如“行政-2024-001” |
| 归档方式 | 纸质文件与电子文件同步归档，确保一致性 |
| 存储地点 | 档案室或指定电子存储系统，专人管理 |
| 安全措施 | 防火、防潮、防盗，定期检查维护 |
四、档案调阅与使用
1. 调阅档案需填写《档案调阅申请表》，经部门负责人审批后方可调阅。
2. 涉及机密或敏感内容的档案，须经主管领导批准后方可查阅。
3. 外单位人员调阅档案需提供有效证明，并经公司领导同意。
4. 调阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、外传或修改档案内容。
五、档案销毁流程
1. 对于超过保存期限或无继续保存价值的档案，由档案管理员提出销毁建议。
2. 经部门负责人审核、主管领导批准后，按程序进行销毁。
3. 销毁过程需有两人以上在场监督，并做好销毁记录。
4. 重要档案销毁前应进行备份处理，确保数据安全。
六、附则
1. 本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。
2. 本制度由综合管理部负责解释和修订。
3. 各部门应结合实际，制定实施细则并报综合管理部备案。
通过严格执行本制度，公司将逐步建立起科学、规范、高效的文件档案管理体系，为企业的长期发展提供有力的信息保障。
