【物流公司供应商档案管理制度.docx】为规范物流公司在供应商管理方面的操作流程，确保供应商信息的完整性、准确性和可追溯性，提升供应链管理水平，特制定本《物流公司供应商档案管理制度》。该制度旨在通过系统化、标准化的档案管理方式，加强对供应商的评估、准入、合作及退出全过程的监管。
一、制度目的
1. 建立统一的供应商信息管理体系；
2. 明确供应商档案的归档、更新与使用规则；
3. 提高供应商管理效率和风险控制能力；
4. 保障物流业务的稳定运行与服务质量。
二、适用范围
本制度适用于公司所有与物流服务相关的供应商，包括但不限于：
- 运输服务商
- 货代公司
- 仓储服务商
- 配送服务商
- 设备租赁公司
- 信息系统服务商等
三、档案内容要求
供应商档案应包含以下基本内容，确保信息全面、真实、有效：
| 档案内容 | 说明 |
| 企业基本信息 | 包括名称、注册地址、法人代表、联系方式、营业执照等 |
| 业务资质证明 | 如运输许可证、ISO认证、行业资质等 |
| 合作历史记录 | 合同编号、合作时间、履约情况、评价反馈等 |
| 信用记录 | 银行资信、税务记录、法律纠纷等 |
| 人员信息 | 主要负责人及联系人信息 |
| 服务协议 | 与公司签订的合作协议、服务标准等 |
| 评估报告 | 定期对供应商进行综合评估的结果 |
四、档案管理职责
| 角色 | 职责 |
| 采购部 | 负责供应商资料的收集、录入与维护 |
| 仓储部 | 协助提供与仓储相关的供应商信息 |
| 法务部 | 审核供应商合同及法律合规性 |
| 信息化部门 | 负责电子档案系统的搭建与维护 |
| 项目经理 | 负责日常使用与更新相关供应商信息 |
五、档案管理流程
1. 建档阶段：新供应商引入时，由采购部负责收集并整理基础资料；
2. 审核阶段：法务与相关部门对资料进行合规性审核；
3. 归档阶段：经审批后，将纸质及电子版资料存入统一档案系统；
4. 更新阶段：根据合作情况定期更新档案内容；
5. 调阅阶段：各部门可根据工作需要申请调阅档案；
6. 销毁阶段：对已终止合作或不符合条件的供应商档案，按程序进行销毁处理。
六、档案安全与保密
1. 供应商档案属于公司内部机密信息，未经授权不得外传；
2. 档案管理人员需签署保密协议；
3. 电子档案需设置访问权限，防止数据泄露；
4. 纸质档案应存放于专用档案室，实行专人管理。
七、附则
1. 本制度自发布之日起执行；
2. 本制度由公司采购部负责解释与修订；
3. 各部门应严格遵守本制度，确保供应商档案管理工作有序开展。
总结：
《物流公司供应商档案管理制度》是提升公司供应链管理水平的重要工具。通过明确档案内容、职责分工、管理流程和信息安全措施，能够有效保障供应商管理工作的规范化与高效化，为公司长期稳定发展提供坚实支撑。
